Функциональность «Монолит-Аудит Логистика» предназначена для решения следующих задач:

1. Управление проведением аудита складов дистрибьюторов;
2. Контроль устранения несоответствий, выявленных в рамках аудита.

Программа позволяет максимально автоматизировать процессы аудита, добиться точности и оперативности в сборе аналитической информации по складам. Эффективность работы дистрибьюторской сети напрямую зависит от состояния складских помещений.

Функциональность

Аудит необходим для решения следующих задач:

• выявления и оперативного устранения ошибок работы склада и отделов логистики;
• контроля условий хранения продукции в соответствии с дистрибуторскими договорами.

Маршрут до склада. Приложение “Монолит: Аудит”

Приложение для мобильных устройств для OS Android «Монолит-Аудит» позволяет оперативно планировать и контролировать деятельность сотрудников, осуществляющих аудит складских помещений, а также значительно упрощает непосредственно сам процесс аудита. Все данные с мобильных устройств отправляются в корпоративную информационную систему компании.

Приложение имеет удобный интуитивно понятный интерфейс с подсказками и инструкциями, доступными на каждом шаге визита. Благодаря этому аудит склада может выполнить любой сотрудник компании.

Возможности Монолит: Аудита

Пользователям мобильного приложения доступны:

• Списки запланированных визитов.
• Добавление новых визитов.
• Общий календарь с историей визитов с отметками, определяющими статус маршрута. Зеленая – без нарушений, красная – с нарушениями.
• Карта складов с возможностью фильтрации по территориии выбором склада с определенными характеристиками. Вид маркера на карте определяет результат последнего визита, необходимость нового посещения и принадлежность к текущему маршруту.
• Онлайн-обновления данных по складам. Отображает все изменения, которые вносят пользователи через мобильное и desktop-приложение:

— обновление актуального списка складов и их местоположения на карте

— обновление информации по складу – изменение количества помещений, остатков продукции, наличие и исправление несоответствий;

— результаты последних аудитов склада.

На рисунке справа показана форма мобильного приложения для работы с картой, на которой сотрудник может посмотреть все склады в своем регионе, найти нужный склад по адресу или наименованию, запланировать визит и построить маршрут проезда к нему.

Пользователи приложения

 Desktop-приложение предназначено для реализации планирования визитов и включает в себя две пользовательские роли:

• главный администратор;
• редактор;

«Главный администратор» планирует визиты в приложении с возможностью фильтрации по периодам, регионам, типам адресов. Реестр приложения позволяет просматривать все данные по аудиту, вносить изменения в план визитов без ограничения по срокам, а также отправлять замечания и комментарии аудиторам.

«Редактор» распределяет визиты в своем регионе по месяцам и назначает ответственного сотрудника для каждого запланированного аудита.

Для контроля соответствия плана и факта выполнения визитов в desktop-приложении пользователям доступна сводная информация. Она отображает общее количество складов, по которым нужно выполнить аудит, а также количество и процент выполненных аудитов.

Desktop-приложение формирует всю необходимую отчетность, осуществляет рассылку сотрудникам напоминаний о предстоящем аудите и сдаче отчетности.

Для дистрибьютора разработан отдельный интерфейс с доступом к результатам проведения аудита его складов. В нем можно ознакомиться с деталями проведенного аудита, сообщить об устранении замечаний, выявленных в ходе прошедшего аудита, и прикрепить документы и фотографии, подтверждающие фактическое выполнение работ.

Функционал визита 

Содержит следующие разделы:

• Информацию о визите (основную информацию, список помещений).
• Контрольный лист (общий набор анкет).
• Калькулятор склада (анкету для ввода численных показателей).
• Инвентаризацию (форму для ввода фактических остатков).
•  Каждый раздел визита представляет отдельную форму, удобную к заполнению. 
• Расширяемый список видов аудита. Для каждого вида аудита определяется набор заполняемых полей в анкете.
• Форма заполнения адреса по стандарту ФИАС. Позволяет заполнить или скорректировать адрес и местоположение склада с проверкой корректности заполняемых полей.
• Автоматическое определение местоположение начала визита на склад. После нажатия кнопки «Начать визит» информация о начале визита отправляется в систему вместе с текущими географическими координатами сотрудника.
• Дополнительные задания. Аудитор не сможет закрыть визит, пока не выполнены все дополнительные задания, назначенные в системе для данного склада. Аудитору также доступна возможность назначать новые задания для последующего визита на склад.

Достоинства приложения

1. Сокращение времени сбора данных. Обработка бумажных форм является трудоемкой процедурой, отнимающей много времени у аудиторов. Приложение позволяет значительно снизить число ошибок, возникающих по причине «человеческого фактора».
2. Прозрачная система контроля каждого сотрудника. Все визиты, маршруты и отчеты аудиторов доступны для просмотра в режиме онлайн.
3. Точный анализ состояния склада, продуктивная работа по выявлению нарушений.
4. Оперативный контроль за устранением выявленных нарушений. Повышение эффективности взаимодействия с сотрудниками дистрибутора.
5. Снижение рисков ошибочного аудиторского мнения. Все результаты аудита подтверждаются фотографиями.
6. Упрощение сложных процессов благодаря работе с мобильным приложением. Аудит может быть выполнен любым сотрудником компании.