Управление территорией и торговыми командами

Решение SFA для мобильных сотрудников

Мобильное рабочее место торгового агента

Предоставляет быстрый доступ мобильного сотрудника к данным о запланированных маршрутах и текущих заказах.

Маршрут — список визитов на текущий день, содержащий работы и анкеты.

Заказы — список принятых в торговых точках заказов, ввод новых заказов.

Доступна актуальная информация, включающая:

  • данные о торговых точках, обслуживаемых торговым представителем;
  • состояние взаиморасчетов торговой точки с Компанией или с дистрибьютором;
  • состояние складских запасов продукции на складах Компании;
  • текущие цены на продукцию Компании для выбранного клиента;
  • наличие арендного оборудования в торговой точке;
  • заявки на ремонт торгового оборудования;
  • предыдущие отгрузки и состоянии заказов, принятых ранее от клиента;
  • список и значение целей (KPI), поставленных мобильному сотруднику на текущий период, и уровень их выполнения.

Прием переводных заказов(Preselling) и ввод отгрузок (VAN-Selling)

Система позволяет использовать различные схемы приема заказов и отгрузки продукции в торговые точки:

  • Прием переводных заказов в интересах компании (preselling — прямые отгрузки).
  • Прием переводных заказов в интересах дистрибьютора, работающего с данной торговой точкой или сетью (preselling — вторичные продажи). Сведения о заказе поступают в центральную базу CRM и передаются дистрибьютору, который будет выполнять отгрузку.
  • Отгрузка продукции с борта торгового представителя с печатью накладной и счета-фактуры (VAN-selling).

Интерфейс ввода заказов

Интерфейс ввода заказов на мобильном устройстве включает:

  • Набор шаблонов заказов, а также возможность их дополнения с использованием иерархического справочника;
  • Автоматический расчет рекомендованного заказа / отгрузки на основании предыдущих заказов, а также остатков товара в торговой точке, зафиксированных в предыдущие визиты;
  • Автоматический расчет стоимости заказа с учетом индивидуального прайс-листа для торговой точки;
  • Информацию о складских остатках на складах компании и дистрибьюторов;
  • Контроль остатков продукции на борту;
  • Печать сопроводительных документов на мобильном принтере (накладные, счета-фактуры — для VAN-Selling);
  • Контроль выполнения заказа компанией или дистрибьютором на основании данных о статусе заказа и фактической отгрузке.

 

 Предусмотрен ввод в систему сведений, зафиксированных в процессе выполнения визита:

  • информации в соответствии с анкетой визита:

○ данных о запасах продукции в торговой точке;

○ маркетинговой информации (представленность продукции, промо-акции, цены и пр.);

○ информации по продукции конкурентов (наличие, цены, доля полки и пр.);

○ контролю наличия арендованного оборудования и др.

  • данных об изменении характеристик торговой точки (название, контактные лица и т.п.).
  • отметок о работах, выполненных при посещении торговой точки.

Мобильное рабочее место супервизора

Мобильное рабочее место супервизора имеет расширенный функционал. Оно включает все возможности, что есть у торгового представителя, а также содержит ряд дополнительных функций:

  • планирования задач;
  • контроля выполнения визита;
  • проведения обучения торговых представителей.

Рабочее место супервизора предусматривает следующие возможности:

  • Просмотр маршрутов, заказов и визитов подчиненных торговых представителей. Ознакомление с анкетами и комментариями. Визиты и маршруты доступны в пределах рабочего периода пользователей мобильного устройства, заказы — в пределах периода выгрузки заказов.
  • Формирование незапланированного маршрута на основе маршрутов подчиненных сотрудников или произвольного набора точек из территорий всех подчиненных сотрудников.
  • Создание дополнительных заданий для торговых представителей в торговых точках, а также контроль их выполнения.
  • Проведение полевого обучения торгового представителя, в рамках которого происходит заполнение специальной анкеты в визите с типом "Обучение". Для контроля результатов обучения на мобильном устройстве создается отчет. В нем отображаются результаты текущего и двух предыдущих обучений. Происходит подсчет общей оценки для каждого из аспектов обучения.
  • Проведение аудита деятельности торговых представителей.
  • Формирование совместных маршрутов и заполнение специальных анкет по аудиту. На основе анкет оценивается качество работы торговых представителей и достоверность собранной ими информации.
  • Распределение торговых точек на территории супервизора между подчиненными торговыми представителями.
  • Получение на мобильное устройство отчетов о сессиях синхронизации, объемах продаж и выполнении заданий в торговых точках по всем подчиненным торговым представителям.

Модуль работы с фотографиями

Модуль предназначен для работы с фотографиями в рабочих местах системы CRM и на мобильном устройстве.

Модуль предоставляет следующие возможности работы с фотографиями:

  • Составление фотокаталога — сохранение одной или нескольких фотографий для каждого идентификатора товара (SKU).
  • Просмотр фотокаталога на мобильном устройстве в момент ввода заказа.
  • Фотографирование торговой точки — выкладки продукции, торгового оборудования в момент выполнения визита с камеры мобильного устройства для последующей передачи фотографий в базу данных системы CRM.
  • Специальная анкета для определения количества и типа фотографий. Созданные фотографии на мобильных устройствах связываются с мониторингом данной анкеты. Таким образом, фотографии, сделанные в рамках визита, могут быть типизированы, к примеру: «фото холодильного оборудования», «фото выкладки на полке» и т.д.
  •  Просмотр фотографий с рабочих мест супервизоров и аналитиков. Фотографии, выполненные торговыми представителями во время визитов, доступны для просмотра в CRM-системе.
Контроль местоположения (GPS-мониторинг)

При помощи сервиса сбора GPS координат осуществляется контроль фактического местоположения мобильных сотрудников при выполнении дневного задания.

В системе CRM данные о плановых и фактических маршрутах отображаются при помощи картографических сервисов.

Модуль позволяет работать мобильным сотрудникам в двух режимах:

  1. Инициализации базы фактических координат торговых точек;

  2. Контроля выполнения визитов.

Первый режим предоставляет возможность изменить данные о фактическом местоположении торговой точки в процессе визита. Сотрудник в мобильном устройстве может просмотреть местоположение торговой точки на карте и при необходимости исправить его. После проверки и подтверждения в системе географические координаты записываются в базу как эталонные.

Во втором режиме система автоматически определяет координаты местоположения мобильного устройства во время визита и передает их в систему для сравнения с эталонными.

В стационарных рабочих местах доступны следующие функции:

  • просмотр на карте пройденного за день маршрута торгового агента;
  • расчет и отображение пройденного расстояния по маршруту.
  • просмотр на карте и корректировка эталонных координат торговых точек;
  • отображение на карте запланированных и фактических маршрутов мобильных сотрудников с группировкой по командам;
  • сопоставление эталонного местоположения торговых точек и фактического местоположения мобильного сотрудника при выполнении визитов с учетом заданной погрешности;
  • контроль корректности выполнения визитов (совпадение с эталонными координатами торговой точки) в различных отчетах и KPI.

Сбор и передача GPS-трека перемещений сотрудника 

Источником информации является датчик местоположения GPS на мобильных устройствах. Сбор координат с датчика GPS выполняется с заданной в системе периодичностью. Передача данных осуществляется пакетами в фоновом режиме. В системе CRM производится статистическая обработка полученных координат GPS-трека с целью уменьшения влияния погрешностей GPS-датчика.

Работа со множеством прайс-листов

При работе с заказами на мобильном устройстве доступна возможность выбора прайс-листа. Наборы прайс-листов выгружается из финансово-учётной системы и могут быть назначены на отдельные торговые точки или на группы торговых точек. Функциональность позволяет в мобильном рабочем месте выбрать нужный прайс-лист из списка разрешенных для данной торговой точки. При изменении прайс-листа в заказе все строки заказа автоматически пересчитываются по новому прайс-листу. Специализированные модули интеграции с дистрибьюторами для системы 1С автоматически передают в систему CRM все доступные прайс-листы из финансово-учётной системы дистрибьютора, а также назначают их на торговые точки в соответствии с ценовой политикой компании.

Шифрование данных GPS на мобильных устройствах

Модуль предназначен для шифрования данных GPS на мобильных устройствах. Целью данного функционала является предотвращение несанкционированных изменений трекинга маршрута и местоположения, зафиксированного в момент выполнения визита мобильным сотрудником. Генерация ключа для шифрования данных выполняется встроенными криптографическими средствами операционной системы мобильного устройства.

Online синхронизация заказов

Модуль предназначен для отправки заказа с мобильного устройства в систему CRM. После завершения оформления заказа происходит его отправка в CRM в режиме онлайн. При отсутствии интернет-подключения данные попадают в очередь автоматической отправки. Она происходит через заданный в CRM интервал. Передача заказа в режиме online не требует выполнения стандартной сессии синхронизации. Это позволяет сократить общее количество сессий синхронизации на мобильных устройствах, а также уменьшить расходы на передачу данных.

Дополнительные возможности системы и сервисные функции

Дополнительные возможности:

  • Защита паролем входа в мобильное приложение и доступа к изменению настроек.

Пароль на доступ к настройкам указывается в системе CRM 2 способами:

  1. Централизованно – для всех пользователей системы,

  2. Индивидуально – для каждого торгового представителя.

Пароль на вход в приложение задается каждым пользователем устройства самостоятельно. Для первого входа в приложение используется пароль, автоматически сгенерированный в системе CRM. В дальнейшем изменить пароль можно в настройках.

  • Рассылка сообщений торговым агентам, работающим с мобильным приложением. Функция предназначена для оперативного оповещения торговых агентов о проведении различных мероприятий (собрания, обучение, и т.д.), уточнения поставленных задач, изменениях в организации работы. Система при отправке рассылки нужным адресатам учитывает территорию, заданную дистрибьютором. Выполняется контроль получения сообщений.
  • Прикрепление файла к сообщению. При создании сообщения доступна возможность прикрепить файл (например, документ в формате Excel или Word). Файл загружается на мобильное устройство и открывается для просмотра.
  • Сбор информации о мобильном устройстве и контроль синхронизации данных. Система собирает данные об оборудовании, используемом мобильными сотрудниками (модели и серийные номера мобильных устройств). Она контролирует использование каждым сотрудником мобильного устройства, запоминает присвоенный серийный номер. Система блокирует попытки синхронизации с мобильным устройством, имеющим другой серийный номер.

Калькулятор численности торговых команд

Калькулятор численности торговых представителей разработан для расчета численности мобильных сотрудников, необходимых для обслуживания торговых точек на территории в соответствии со стандартами посещения, определенными в разрезе региона, типа и кластера торговых точек, а также численности населения городов (Strata). Расчет численности производится для территорий уровня города.

Система обеспечивает следующие возможности:

  • Расчет минимально необходимого количества торговых представителей в разрезе ролей и территорий на основе фактических данных и стандартов обслуживания торговых точек.
  • Возможность агрегирования рассчитанных показателей по иерархии территорий с уровня города до уровня региона (включая корневую вершину).
  • Возможность корректировки численности ТП пользователями системы на любом уровне иерархии территорий. Отображение текущей, расчетной численности ТП, откорректированной на заданном уровне и агрегированной с уровня города.
  • Интеграция с системой маршрутизации территорий ТП с целью автоматического деления территорий для выбранной численности сотрудников.
  • Выполненное деление территорий служит обоснованием заданной численности. Расчет количества ТП производится в рамках версии. При создании версии производится загрузка текущих настроек стандартов обслуживания и расчет фактических данных по торговым точкам выбранного региона.

Расчет фактических данных для версии производится в несколько этапов:

  1. На первом этапе создается список торговых точек, входящих в выбранный при создании версии регион.

  2. На втором этапе определяется список вершин иерархии «Географическое деление», в которые входят выбранные на первом этапе торговые точки.

  3. На третьем этапе производится загрузка настроек стандартов обслуживания в версию расчета. После создания версии становится возможным редактирование стандартов обслуживания в рамках версии.

Планирование территорий и маршрутов

Для эффективного решения задач по управлению территорией в Монолит: CRM реализован следующий набор функциональных возможностей:

  • ведение и расширение информационной базы клиентов (торговых точек);
  • автоматическое распределение торговых точек по территориям, планирование визитов, оптимизация маршрутов;
  • формирование анкет для сбора информации;
  • постановка и контроль выполнения задач ТП супервизорами;
  • ввод отчетов о визитах и контроль выполнения запланированных работ со стороны руководства;
  • система построения отчетности.

Pасширение клиентской базы

Система предоставляет возможность добавления новых клиентов с мобильного или стационарного рабочего места. Это реализовано в рамках решения задачи по расширению клиентской базы.

Для добавления нового клиента с использованием мобильного рабочего места выполняется сеанс синхронизации с центральной БД: происходит передача данных о новом клиенте. Работа с ним возможна сразу после активации созданного клиента.

Планирование деятельности мобильных сотрудников

Планирование деятельности мобильных сотрудников в системе выполняется в двух разрезах:

  1. Планирование активностей выполняется на уровне региона или области (может включать как группу клиентов, так и конкретного клиента) — соответствующий специалист определяет и формирует анкеты для сбора информации в ходе визита к клиенту.

  2. Планирование визитов выполняется на уровне выделенной сотруднику территории. Менеджер либо вышестоящее руководство определяет и устанавливает периодичность и частоту посещения клиентов, а также упорядочивает визиты в пределах каждого рабочего дня и распределяет их по дням недели.

«Сбытовые циклы» выступают средством планирования активностей исполнителей на уровне региона или области. Они используются для привязки анкет к визитам, определяют цели и задачи, поставленные исполнителям на период цикла.

Каждому сбытовому циклу в системе может соответствовать несколько анкет. Анкета представляет собой шаблон для сбора информации. Набор анкет, прикрепленных к визиту, обеспечивает возможность сбора информации у клиента мобильным сотрудником, в зависимости от: роли мобильного сотрудника (торговый агент, мерчендайзер и др.), типа визита (определяет набор активностей и задач, выполняемых в рамках визита к клиенту), сбытового цикла (временного периода), типа торговой точки, расположения и т.п.

Планирование визитов осуществляется на обозначенной сотруднику территории. Менеджер, либо вышестоящее руководство, устанавливает набор активностей и задач для выполнения торговым представителем в рамках визита.

Список заданий на каждый день направляет работу специалиста и включает в себя:

  • планирование и контроль выполнения заданий;
  • сбор данных о фактическом выполнении заданий и их сопоставление с запланированными заданиями.

Процесс планирования заданий осуществляется в несколько этапов. Каждый последующий этап детализирует план, полученный на предыдущем этапе. В системе существует четыре уровня детализации планов:

  • общий план — определяет количество визитов за определенный период планирования;
  • план по неделям — определяет количество визитов с разбивкой по неделям;
  • план по дням недели — детализирует визиты по дням недели;
  • упорядоченный план по дням недели — детализирует порядок визитов внутри каждого дня недели.

Отчеты о визитах и контроль выполнения запланированных работ

По результатам выполнения визита исполнителем система формирует документ «Отчет о выполненных работах». Он создается после посещения каждой торговой точки.

Содержимое каждого отчета включает следующую информацию:

  • произведенные работы;
  • собранные мониторинги (заполнение анкет);
  • изменения основных и дополнительных атрибутов клиента;
  • изменения в составе арендного оборудования, находящегося у клиента.

Модуль маршрутизации торговых точек

Модуль предназначен для решения задачи маршрутизации торговых точек на обособленной территории (например, территория города и области), включает в себя:

  • оптимизацию территорий: распределение всего множества торговых точек на территории торговых представителей;
  • оптимизацию дневных маршрутов: распределение торговых точек каждого торгового представителя по дням недели, с учетом необходимой частоты посещения торговых точек;
  • формирование оптимального дневного маршрута объезда торговых точек.

Автоматическое распределение точек по территориям и формирование дневных маршрутов выполняется системой с помощью методов математической оптимизации.

Модуль обладает широким набором инструментов интерфейса для интерактивного моделирования маршрутов на карте.

Предусматривает:

  • использование карт провайдера Open Street Map, не требующих покупки лицензий (для работы приложения достаточно только доступа в интернет);
  • отображение на карте всех территорий торгового представителя выбранного региона с учетом уровня доступа пользователя;
  • управление форматом отображения территории (цвет, размер точек) для каждого торгового представителя;
  • возможность перемещения точек между территориями в процессе интерактивного моделирования маршрутов (это может осуществляться в групповом режиме выделенными областями);
  • отображение подробной информации по каждой торговой точке (территория ТП, требуемое количество визитов, ежемесячный объем продаж, среднее количество заказов);
  • подробную легенду суммарных результатов расчета (в разрезе ТП – количество визитов, пробег по периоду планирования) с возможностью отражения сравнительных результатов при моделировании;
  • подробную легенду результатов расчета дневных маршрутов для выбранной территории (по дням недели – количество визитов, пробег) с возможностью отражения сравнительных результатов при моделировании;
  • отображение построенных маршрутов объезда на карте с возможностью перестроения;
  • возможность изменения спланированных дней посещения для каждой торговой точки территории и перестроения дневных маршрутов.
Инструменты интерфейса для интерактивного моделирования маршрутов на карте

Формирование маршрутов на карте мобильного устройства

Модуль формирования маршрутов на карте предназначен для управления дневным маршрутом на мобильном устройстве и имеет следующие функции:

  • отображать и производить поиск торговых точек на карте, включать и исключать точки из маршрута;
  • отображать торговые точки подчиненных торговых представителей разными цветами, в соответствии с принадлежностью к территории ТП (доступно для рабочего место супервизора);
  • строить оптимальный маршрут передвижения между установленными по плану торговыми точками с помощью сервиса Google;
  • определять необходимые параметры для построителя маршрутов (конечная точка маршрута, возможность изменения порядка визитов, ограничения по типам дорог и т.д.);
  • отображать дополнительную информацию в списке визитов, необходимую мобильному сотруднику для эффективной работы:

○ количество невыполненных визитов в маршруте;

○ наличие специальных заданий в торговой точке;

○ расстояние до торговой точки;

○ признак фиксации GPS-координат при выполнении визита.

Регистрация и деактивация торговых точек

Web-приложение по работе с торговыми точками

Рабочее место Web-приложения по работе с ТТ может выполнять следующие функции:

  • поиск и просмотр информации по ТТ;
  • редактирование информации по ТТ;
  • создание новых ТТ.

Рабочее место состоит из главной web-страницы приложения, которая открывается при запуске приложения, и набора дополнительных страниц. Навигация по страницам с дополнительной информацией производится с главной страницы. На главной странице в центральной части экрана расположена карта с торговыми точками. При нажатии на маркер отображается краткая информация о торговой точке.

При нажатии на наименование торговой точки открывается подробная информация.

Создание заявки на новую торговую точку происходит после заполнения обязательных полей визарда, состоящего из набора шагов:

После заполнения информации на всех шагах визарда, заявка на новую торговую точку отображается в списке на отдельной странице. На этой же странице пользователь может согласовать или отклонить заявку.

Учет рабочего времени и расчет бонусов мобильных сотрудников

Модуль предназначен для учета персональных данных, расчета начислений и выплат торговым представителям. Модуль позволяет обеспечивать учет, как штатных торговых представителей, так и торговых представителей, числящихся в штате дистрибьютора. Так же позволяет обеспечить удаленный доступ к вводу всей необходимой информации для супервизоров и аналитиков компании.

Обеспечивает ввод и корректировку следующих данных:

  • персональной информации по торговым представителям, работающим у дистрибьюторов компании;
  • автоматического расчета начислений з/п, компенсаций и бонусов на основе системы KPI для торговых представителей по результатам отчетных периодов;
  • графика тренингов и полевых обучений с возможностью контроля выполнения и автоматического создания соответствующих заданий на КПК;
  • персональных планов развития для каждого сотрудника;
  • фактических выплат сотруднику.

Назначение и контроль достижения целей (Система KPI)

Назначение задач (KPI) на цикл для торговых агентов и контроль их достижений 

Включает следующие возможности:

  • формирование задач раздельно по ролям, территориям с возможностью детализации по каждого торгового агента;
  • организацию описания задач с помощью библиотеки алгоритмов, большой набор стандартных алгоритмов, возможность подключения новых алгоритмов;
  • параметризацию задач, систем контроля и ограничений для указания параметров задач региональными аналитиками;
  • оперативный расчет показателей, описанных в задачах, на ежедневной основе, отображение результатов расчета на МУ (торговые агенты имеют возможность каждый день видеть свою результативность, количество выполненных задач цикла);
  • использование результатов расчета показателей в автоматическом расчете сумм бонусов для торговых агентов.

Базовый набор включает в себя более 10 различных алгоритмов для расчета показателей, в том числе:

  • объем продаж в различных разрезах (суммарно, по брендам, по сортам, по отдельным SKU);
  • дистрибуция SKU (%) — отношение количества торговых точек с наличием указанного продукта к количеству посещенных торговых точек;
  • количество торговых точек с отмеченным мониторингом указанного типа;
  • количество активных торговых точек — количество торговых точек территории с одним и более заказом;
  • средний заказ на визите;
  • среднее количество целевых SKU;
  • средний OOS (Out of Stock) — отношение суммы количества временно отсутствующих SKU к количеству совершенных визитов.

з а г р у з к а